IOD w firmie i małe zespoły
Jesteś inspektorem albo masz RODO na głowie obok dziesięciu innych obowiązków. Iodynka trzyma rejestry w jednym miejscu, pilnuje terminów i podpowiada, czego brakuje.
Aplikacja dla inspektorów ochrony danych
Obowiązki IOD rozpisane na rejestry, terminy i dowody.
Iodynka prowadzi rejestr czynności, liczy 72 h przy naruszeniu i miesiąc przy żądaniu, trzyma DPIA, powierzenia i upoważnienia w jednym miejscu. Dla IOD w firmie, dla zewnętrznych inspektorów i kancelarii, które obsługują wiele organizacji.
Zamówienie to jeden e-mail. Odpisujemy z ofertą i umową powierzenia.
- 72 h
- na zgłoszenie naruszenia do UODO, art. 33
- 1 miesiąc
- na odpowiedź na żądanie osoby, art. 12 ust. 3
- 11
- obowiązków IOD rozpisanych niżej, z uczciwym zakresem
- 13
- rejestrów i widoków w jednej aplikacji
Zakres
Czego RODO wymaga od IOD i jak to robi Iodynka
Obowiązek po obowiązku, z artykułem. Tam, gdzie aplikacja robi tylko część pracy albo nie robi nic, piszemy to wprost.
- W Iodynce8
- Częściowo2
- Poza Iodynką1
art. 30
Rejestr czynności przetwarzania
RODO wymagaCel, kategorie osób i danych, odbiorcy, terminy usunięcia i opis zabezpieczeń dla każdej czynności.
IodynkaWpis powiązany z systemami, procesami, dostawcami i kategoriami danych. Publikujesz wersję, poprzednie zostają z porównaniem zmian. Podgląd do druku w jednym kliknięciu.
W Iodynce
art. 33, 34
Naruszenia ochrony danych
RODO wymagaZgłoszenie do UODO w 72 h od stwierdzenia naruszenia, zawiadomienie osób przy wysokim ryzyku, dokumentacja każdego naruszenia.
IodynkaZegar 72 h startuje od chwili stwierdzenia. Ocena wagi metodyką ENISA, decyzje z uzasadnieniem, treść zgłoszenia, uzasadnienie opóźnienia i korespondencja przy jednym rekordzie.
W Iodynce
art. 12 do 22
Żądania osób, których dane dotyczą
RODO wymagaOdpowiedź w miesiąc od otrzymania żądania, przedłużenie o kolejne dwa miesiące z poinformowaniem osoby.
IodynkaNumer sprawy, weryfikacja tożsamości, lista czynności i powiadomienie odbiorców z art. 19. Termin liczy się od wpływu, przedłużenie też. Opcjonalny formularz publiczny.
W Iodynce
art. 35, 36
Ocena skutków (DPIA)
RODO wymagaOcena przed rozpoczęciem przetwarzania wysokiego ryzyka, opinia inspektora, w razie potrzeby uprzednie konsultacje z UODO.
IodynkaScreening, opis operacji i jej niezbędności, ryzyka na macierzy prawdopodobieństwa i skutków ze środkami, konsultacje i opinia IOD w jednej ocenie.
W Iodynce
art. 28
Powierzenie przetwarzania
RODO wymagaUmowa z każdym podmiotem przetwarzającym i kontrola dalszych podmiotów, którym ten powierza dane.
IodynkaPowierzenie przy każdym dostawcy: rola, zakres, umowa i weryfikacja podprocesorów.
W Iodynce
art. 44 do 49
Przekazywanie danych poza EOG
RODO wymagaPodstawa każdego transferu do państwa trzeciego i zabezpieczenia, na których się opiera.
IodynkaRejestr transferów powiązany z czynnościami przetwarzania, z mechanizmem zabezpieczenia przy każdym odbiorcy.
W Iodynce
art. 6, 7, 13, 14
Podstawy prawne i obowiązek informacyjny
RODO wymagaUdokumentowana podstawa przetwarzania, dowód zgody, klauzula informacyjna dla każdej grupy osób.
IodynkaTesty równowagi przy prawnie uzasadnionym interesie, wzorce i rejestr zgód z dowodem, klauzule generowane z wpisów rejestru.
W Iodynce
art. 29, 32
Bezpieczeństwo i dostęp do danych
RODO wymagaŚrodki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, dostęp do danych tylko na polecenie administratora.
IodynkaOpis zabezpieczeń przy każdej czynności, środki przy ryzykach z DPIA, upoważnienia z zakresem i historią. Ogólnej analizy ryzyka organizacji Iodynka nie prowadzi.
Częściowo
art. 38, 39
Monitorowanie i raporty dla kierownictwa
RODO wymagaInspektor monitoruje przestrzeganie RODO i raportuje bezpośrednio najwyższemu kierownictwu.
IodynkaWynik gotowości z listą braków, pulpit z terminami, wydruk rejestru i eksport upoważnień do CSV. Plan sprawdzeń i treść raportu przygotowujesz sam.
Częściowo
art. 37, 39
Współpraca z UODO i kontakt z inspektorem
RODO wymagaZgłoszenie danych IOD do organu, punkt kontaktowy dla UODO i dla osób, których dane dotyczą.
IodynkaDane inspektora z datą wyznaczenia i zgłoszenia do organu, rejestr zapytań do IOD z odpowiedziami. Zgłoszenie naruszenia składasz w systemie UODO, Iodynka trzyma jego treść, numer i dalszą korespondencję.
W Iodynce
art. 39
Szkolenia i budowanie świadomości
RODO wymagaDziałania zwiększające świadomość i szkolenia personelu uczestniczącego w przetwarzaniu.
IodynkaSzkoleń Iodynka nie prowadzi i nie rejestruje. Upoważnienia pokazują, kto ma dostęp do jakich danych, więc wiesz, kogo objąć szkoleniem.
Poza Iodynką
Sposób realizacji
Naruszenie od pierwszego zgłoszenia do UODO
Przykładowy przebieg w Iodynce. Godziny są ilustracją jednego przypadku, kroki są dokładnie tymi, które przechodzisz w aplikacji.
T+0 h
Incydent trafia do rejestru
Ktoś z zespołu zgłasza zdarzenie. Iodynka od razu zakłada przy nim kartę możliwego naruszenia, czekającą na kwalifikację.
- Status: do kwalifikacji
- Data wykrycia zapisana
T+3 h
Kwalifikacja i start zegara
Uznajesz zdarzenie za naruszenie i wpisujesz chwilę jego stwierdzenia. Od niej liczy się 72 h. Późniejsza korekta tej chwili wymaga uzasadnienia.
- Naruszenie: tak
- Zegar: 72 h od stwierdzenia
T+8 h
Ocena wagi metodyką ENISA
Rodzaj danych i kontekst, łatwość identyfikacji osób, okoliczności naruszenia. Wynik wagi zostaje przy rekordzie razem z odpowiedziami.
- Kontekst × identyfikowalność + okoliczności
- Waga: wysoka
T+20 h
Decyzja o zgłoszeniu i zawiadomieniu
Zgłaszać do UODO? Zawiadamiać osoby? Każda odpowiedź, także odmowna, ma uzasadnienie zapisane z datą i autorem.
- UODO: zgłaszamy
- Osoby: zawiadamiamy
T+41 h
Zgłoszenie do UODO
Treść w sekcjach z art. 33 ust. 3: charakter naruszenia, kategorie i liczba osób oraz wpisów, skutki, środki, kontakt do IOD. Zapisujesz kanał, numer i chwilę złożenia, także dla zgłoszenia etapowego.
- Złożone przed terminem
- Po terminie: wymagane uzasadnienie opóźnienia
T+46 h
Zawiadomienie osób
Kanał i treść komunikatu z art. 34: e-mail, list albo komunikat publiczny. Kto i kiedy zawiadomił, widać przy naruszeniu.
- Kanał: e-mail
- Data i autor zapisani
Dalej
Korespondencja i zamknięcie
Pisma do UODO i od UODO trafiają do dziennika przy naruszeniu. Rekord zamykasz z powodem, a cały przebieg zostaje jako dowód rozliczalności.
- Dziennik korespondencji
- Zamknięte z powodem
Moduły
Co jest w środku
Rejestry połączone ze sobą. Czynność z rejestru zasila DPIA, klauzulę, test równowagi i transfer, więc dokumenty nie rozjeżdżają się z rejestrem.
Rejestry
Kto, co, na jakiej podstawie i komu. Wpisy powiązane z systemami, dostawcami i kategoriami danych.
- art. 30
Rejestr czynności przetwarzania
Wykaz z art. 30 RODO z historią opublikowanych wersji i gotową wersją do druku.
- art. 7
Zgody
Wzorce zgód z wersjami i rejestr udzielonych oraz wycofanych zgód z datą, źródłem i dowodem.
- art. 29
Upoważnienia do przetwarzania
Kto, od kiedy i w jakim zakresie przetwarza dane. Nadanie i cofnięcie zostawiają ślad.
- art. 28
Powierzenia
Powierzenie z art. 28 RODO przy każdym dostawcy: rola podmiotu, zakres, umowa i weryfikacja podprocesorów.
- art. 44 do 49
Transfery poza EOG
Rejestr przekazań danych do odbiorców spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego wraz z mechanizmem zabezpieczenia.
Zdarzenia z terminem
Naruszenia, żądania i zapytania do inspektora. Każde z zegarem albo historią obsługi.
- art. 33, 34
Rejestr naruszeń z zegarem 72 h
Kwalifikacja naruszenia, ocena wagi metodyką ENISA, decyzja o zgłoszeniu i zawiadomieniu osób. Termin do organu liczy się sam.
- art. 12 do 22
Żądania osób, których dane dotyczą
Rejestr żądań z art. 15 do 22 RODO z terminem odpowiedzi. Opcjonalny formularz publiczny, przez który osoby z zewnątrz składają żądania.
- art. 37 do 39
Inspektor ochrony danych
Dane IOD, data wyznaczenia i zgłoszenia do organu oraz rejestr zapytań kierowanych do inspektora z odpowiedziami.
Oceny i dokumenty
DPIA, testy równowagi i klauzule budowane na wpisach rejestru, nie obok niego.
- art. 35
Ocena skutków (DPIA)
Screening, opis operacji, ryzyka na prostej macierzy i opinia inspektora w jednej ocenie.
- art. 6 ust. 1 lit. f
Testy równowagi (LIA)
Ocena prawnie uzasadnionego interesu powiązana z czynnością przetwarzania, której dotyczy.
- art. 13, 14
Klauzule informacyjne
Treści z art. 13 i 14 RODO generowane z wpisów rejestru czynności, więc nie rozjeżdżają się z rejestrem.
Nadzór
Stan wszystkich rejestrów, braki i najbliższe terminy w jednym widoku.
- art. 5 ust. 2
Gotowość RODO
Wynik liczony z rejestrów. Każdy brak prowadzi prosto do rekordu, który trzeba uzupełnić.
- art. 39
Pulpit RODO
Stan wszystkich rejestrów i najbliższe terminy na jednym ekranie.
Dla kogo
Ten sam układ rejestrów dla jednej organizacji i dla wielu
Zewnętrzni IOD i kancelarie
Obsługujesz kilka organizacji naraz. Każdy klient to osobne konto z własnymi danymi, a Ty masz ten sam układ rejestrów u wszystkich.
Rozliczalność
Na czym możesz polegać
Terminy liczą się same
72 h na zgłoszenie naruszenia, miesiąc na odpowiedź na żądanie. Iodynka pokazuje, ile zostało, i przypomina w aplikacji oraz mailem.
Logowanie z MFA
Każde konto loguje się hasłem i drugim składnikiem. Zmiany w rejestrach trafiają do dziennika zdarzeń.
Twoje dane wychodzą z Tobą
Komplet danych organizacji razem z plikami dokumentów w archiwum ZIP. Pobierasz go sam, także po wygaśnięciu licencji.
Ta strona nie śledzi
Bez skryptów, bez cookies, bez zasobów z cudzych serwerów. Sprawdzisz to w narzędziach deweloperskich przeglądarki.
Jak kupić
Od jednego maila do pierwszego opublikowanego rejestru
Zamówienie
Napisz do nas
Jeden mail z danymi organizacji. Przycisk niżej otwiera gotowy szablon w Twoim programie pocztowym.
Dostajesz ofertę i dokumenty
Odpisujemy z ceną, regulaminem i umową powierzenia przetwarzania danych.
Zakładamy konto organizacji
Pierwszy administrator dostaje zaproszenie mailem, ustawia hasło i MFA, a potem zaprasza resztę zespołu.
W aplikacji
Dane inspektora
Wpisujesz IOD, datę wyznaczenia i zgłoszenia do UODO. Klauzule i zgłoszenia naruszeń biorą kontakt stąd.
Pierwsza czynność w rejestrze
Cel, podstawa, kategorie osób i danych, systemy, odbiorcy, terminy usunięcia, zabezpieczenia.
Wersja 1 i wynik gotowości
Publikujesz rejestr. Wynik gotowości pokazuje, czego jeszcze brakuje, i prowadzi do konkretnego wpisu.
Napisz zamówienie
Wolisz bez szablonu? Pisz na kontakt@iodynka.pl. Masz już konto? Zaloguj się.